Come introdurre l'AI in azienda quando i dipendenti la usano già da soli

In azienda l'AI c'è già. Solo che non l'ha introdotta nessuno.

La usa l'impiegata per riscrivere una mail a un cliente arrabbiato. La usa il commerciale per preparare un preventivo. La usa il figlio del titolare per fare i post. Ognuno con il suo account, i suoi trucchi, i suoi dubbi. E il titolare spesso non lo sa, oppure lo sa e fa finta di niente.

Non è una mia impressione. Secondo lo studio di Nomisma presentato all'Ai.Dea Forum e ripreso da Quotidiano Nazionale il 17 ottobre, il 45% delle imprese usa l'AI in modo informale, soprattutto per iniziativa dei singoli dipendenti. E sette imprese su dieci non hanno avviato nessun percorso di formazione.

Il problema quindi non è "se" introdurre l'AI. È come trasformare tante candele accese a caso in una luce che illumina tutta la bottega.

Cos'è l'uso informale dell'AI (e perché non basta)

Uso informale dell'AI significa che le persone usano strumenti di intelligenza artificiale per lavoro di propria iniziativa, senza regole, senza strumenti scelti dall'azienda e senza che i risultati diventino un metodo condiviso.

Non è una cosa da punire. Anzi, è un buon segnale: vuol dire che in squadra c'è curiosità. Ma ha tre limiti concreti:

• Il valore resta nella testa di una persona. Se Marta ha trovato il modo giusto per rispondere ai reclami in metà tempo, quando Marta è in ferie quel modo sparisce.
• I rischi non li vede nessuno. Dati di clienti incollati in uno strumento gratuito, testi pubblicati senza rilettura, numeri presi per buoni.
• Non si misura niente. Senza sapere dove l'AI viene usata, non puoi capire dove fa risparmiare tempo e dove no.

Come introdurre l'AI in azienda partendo da chi la usa già

Il mio consiglio è di non partire da un software né da un consulente. Si parte da una domanda semplice alla squadra.

• Fai l'inventario, senza processi a nessuno. Chiedi a ciascuno: per cosa la usi, con quale strumento, quanto tempo ti fa risparmiare, dove ti ha fatto sbagliare. Dieci minuti a testa bastano.
• Scegli due o tre attività ripetitive. Non "l'AI in azienda" in generale: la risposta alle richieste di preventivo, il riepilogo delle riunioni, le schede prodotto. Cose che si fanno ogni settimana.
• Scrivi il metodo migliore e rendilo di tutti. Il prompt che funziona, i passaggi, chi controlla il risultato. Su una pagina, non su un manuale.
• Dai strumenti aziendali, non account personali. Così sai dove finiscono i dati e chi ha accesso a cosa.

Ne avevo parlato anche in L'AI non sostituisce i dipendenti: sostituisce i passaggi a mano: il guadagno vero non sta nello strumento, sta nel togliere i passaggi inutili dal processo.

Le regole minime: una pagina, non un regolamento

Una PMI non ha bisogno di un codice di trenta pagine. Ha bisogno di poche regole chiare, che tutti conoscono.

• Cosa non si incolla mai: dati personali dei clienti, dati sanitari, contratti riservati, password.
• Cosa va sempre riletto da una persona: tutto quello che esce verso un cliente, un fornitore o un ente.
• Chi decide i nuovi strumenti: una persona di riferimento, anche part-time.
• Come si impara: un'ora al mese in cui chi ha trovato un metodo lo mostra agli altri.

C'è anche un motivo normativo. Il Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale (AI Act), all'articolo 4, chiede a chi usa sistemi di AI di adottare misure per garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione sull'AI del proprio personale. Tradotto: formare le persone non è più solo una buona idea.

Domande che mi fanno spesso

Devo vietare ChatGPT ai dipendenti?

No. Vietarlo di solito significa che lo useranno di nascosto dal telefono. Meglio dare uno strumento aziendale e tre regole chiare su cosa si può fare e cosa no.

Da dove inizio se in azienda siamo in cinque?

Da una sola attività che fate tutti ogni settimana e che vi pesa. Scrivete insieme il modo migliore di farla con l'AI e provatelo per un mese. Poi decidete se allargare.

Serve un consulente?

Non per partire. Serve qualcuno che metta ordine quando le attività diventano tante, o quando l'AI comincia a toccare il modello di business e non solo i singoli compiti.

Dalla candela alla lampada: perché è una scelta da imprenditore

Introdurre l'AI in azienda non è un progetto informatico. È una scelta su come lavora la squadra. Se resta un'iniziativa dei singoli, ottieni qualche ora risparmiata qua e là. Se diventa un metodo, cambia il modo in cui l'azienda risponde ai clienti, prepara le offerte, prende decisioni.

E a volte, mettendo ordine, ci si accorge che dentro l'azienda c'è un'attività che potrebbe stare in piedi da sola. È esattamente il tipo di idea su cui lavoreremo con SpinOff Bloom.

Un esercizio per questa settimana

Prendi un foglio e fai tre colonne: persona, attività per cui usa l'AI, strumento. Chiedi a ognuno della squadra di compilarle con sincerità, senza giudizi. Alla fine guarda il foglio e cerchia l'attività che compare più spesso: quella è il tuo punto di partenza.

Se vuoi ragionarci insieme, inizia da qui.